הסכם עיבוד נתונים InvoiceBot

תנאי שימוש · מדיניות פרטיות · הסכם עיבוד

נוסח מיום 9 בספטמבר 2026.

הסכם בין KidmaTech (ח.פ 328628482), שד' ירושלים 3א/3, קרית ביאליק, ישראל, לבין העסק שחיבר את InvoiceBot.

את ההסכם מאשר בעל העסק עצמו בסימון תיבה בטופס החיבור; רואה החשבון אינו יכול לעשות זאת במקומו. התאריך, גרסת הנוסח, השפה וכתובת ה־IP נשמרים במערכת.

המסמך קיים משום שתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 מחייבות במפורש: מי שמחזיק מאגר מידע של אחר חייב בהסכם בכתב עם בעל המאגר.

1. תפקידים

החוק מכנה תפקידים אלה «בעל מאגר» ו«מחזיק מאגר». כאן, לשם פשטות — העסק ו־KidmaTech.

העסק הוא בעל מאגר המידע של לקוחותיו. הוא מחליט אילו נתונים לאסוף ולשם מה, והוא האחראי כלפי לקוחותיו לחוקיות האיסוף, לרבות ליידע אותם על העיבוד ולקבל הסכמה כנדרש.

KidmaTech היא מחזיקת המאגר: שומרת ומעבדת נתונים אלה בהוראת העסק ובהיקף הדרוש לתפעול השירות בלבד.

2. אילו נתונים ואילו פעולות

KidmaTech מעבדת: שם לקוחו של העסק, טלפון, כתובת דוא"ל, ח.פ או ת.ז, הערה פנימית של העסק, פרטי מסמכים שהופקו (שירות, סכום, תאריך, אמצעי תשלום, ארבע ספרות אחרונות של הכרטיס, מספר המסמך וקישור אליו), ופרטי תשלומים.

הפעולות: קליטה ואחסון, הצגה לעסק, העברה למערכת הנהלת החשבונות של העסק (FinBot או ריווחית) ולמערכת הסליקה (קארדקום) לצורך הפקת מסמך וקבלת תשלום, אנונימיזציה ומחיקה לפי דרישה.

המטרה אחת: תפעול שירות הפקת המסמכים. שימוש בנתונים אלה למטרותיה של KidmaTech — פרסום, מכירה, פרופיילינג, אימון מודלים — אסור, ו־KidmaTech אינה עושה זאת.

3. תקופה

כל עוד החיבור ל־InvoiceBot בתוקף. לאחר סיומו — ראו סעיף 8.

4. היכן הנתונים נשמרים

בשרת בגרמניה (פרנקפורט, Oracle Cloud), כלומר בשטח האיחוד האירופי. העסק, באשרו הסכם זה, יודע זאת ומסכים. על שינוי מדינת האחסון תודיע KidmaTech מראש.

5. אמצעי הגנה

KidmaTech מתחייבת:

לשמור מוצפנים את מפתחות הגישה למערכת הנהלת החשבונות של העסק, טוקנים של בוטים וטוקנים של כרטיסי אשראי, ואת חומר ההצפנה — בנפרד מהמאגר;
להעניק גישה לנתונים רק לאנשיה שנדרשים לה לצורך העבודה, ובהיקף הנדרש בלבד;
לוודא שאנשים אלה מחויבים בשמירת סודיות ומכירים את כללי הטיפול בנתונים;
להפריד בין נתוניהם של עסקים שונים כך שאחד לא יראה את נתוני האחר;
לנהל גיבויים ולהגן עליהם ברמה שאינה נופלת מזו של המאגר עצמו;
להעביר נתונים בחיבורים מאובטחים בלבד.

6. שימוש בצדדים שלישיים

KidmaTech נעזרת רק במי שבלעדיו השירות אינו פועל: מערכת הנהלת החשבונות של העסק (FinBot או ריווחית — לבחירת העסק עצמו), מערכת הסליקה קארדקום, טלגרם כסביבת הפעלת הבוט, Google לכניסת רואה החשבון לאזור האישי, ו־Oracle Cloud כאחסון. על צירוף ספק חדש בעל גישה לנתונים תודיע KidmaTech מראש; העסק רשאי להתנגד ובמקרה זה לסיים את ההסכם.

7. אירועי אבטחה

על אירוע שבו נתוני העסק עלולים היו להגיע לגורם זר, להשתנות או לאבוד, תודיע KidmaTech לעסק ללא דיחוי ותמסור את כל הידוע לה: מה אירע, אילו נתונים מעורבים, ומה כבר נעשה. דיווח לרשות להגנת הפרטיות תגיש KidmaTech במקרים שבהם החוק מחייב אותה עצמה, ותסייע לעסק לקיים את חובת הדיווח החלה עליו.

8. החזרה והשמדה

עם סיום החיבור — לפי דרישת העסק ולא יאוחר מ־30 יום — KidmaTech:

מוסרת את נתוני העסק בפורמט קריא במכונה (ייצוא ללא מפתחות וטוקנים), וכן
מוחקת אותם מהמאגר הפעיל ומהגיבויים במחזור העדכון הרגיל שלהם.

מפתח הגישה למערכת הנהלת החשבונות של העסק נמחק מיד עם הניתוק.

חריג — מידע ש־KidmaTech חייבת לשמור על פי דין. רשומות כאלה נותרות, אך הפרטים המזהים שבהן מוסרים: שם, טלפון, דוא"ל ומספר זיהוי נמחקים, ונשארים הסכום, התאריך ומספר המסמך.

9. ביקורת

העסק רשאי לבקש מ־KidmaTech מידע על אופן קיום הסכם זה: אילו אמצעי הגנה מופעלים, למי יש גישה, והאם אירעו אירועי אבטחה. KidmaTech תשיב בתוך זמן סביר.

10. זכויות לקוחותיו של העסק

דרישה של לקוח העסק — לעיין בנתוניו, לתקנם או למוחקם — מופנית לעסק: המאגר שלו. KidmaTech מעמידה את הכלים לביצוע (ייצוא, אנונימיזציה, מחיקה) ומסייעת לפי בקשת העסק.

11. שונות

ההסכם הוא נספח לתנאי השימוש וחל יחד עמם. חל דין מדינת ישראל.

KidmaTech · שד' ירושלים 3א/3, קרית ביאליק, ישראל · invoice_bot@kidmatech.com